Tämän blogitekstin innoittajana on pitkäaikainen asiakkaamme, jolla oli kasvukipuja sopimusten käsittelyn kanssa. Sopimusluonnokset toimitettiin organisaation sisällä sähköpostiviestien liitteinä, mikä aiheutti ongelmia, kun piti tehdä muutoksia ja jos hyväksyntä tarvittiin useammalta henkilöltä. Sähköpostiviestit menivät helposti sekaisin, ja ajoittain unohtui jakaa sopimukset oikeille tahoille.
Haasteet
Yrityksessä sopimusluonnosten käsittely tapahtui perinteisesti sähköpostin välityksellä. Tämä aiheutti useita ongelmia:
- Sekavat sähköpostiketjut: Muutosten ja hyväksyntöjen hallinta sähköpostitse johti helposti sekaviin viestiketjuihin, joissa oli vaikea seurata, kuka oli tehnyt mitäkin muutoksia.
- Unohtuneet jakelut: Sopimuksia ei aina jaettu kaikille tarvittaville tahoille, mikä viivästytti hyväksyntäprosessia ja aiheutti epäselvyyksiä.
- Ajanhukka: Manuaalinen hyväksyntä vei paljon aikaa ja resursseja, kun jokainen muutos tapahtui käsin.
Ratkaisu: Tiedon automatisointi
Tarjosimme kumppanillemme Power Automate -pohjaista hyväksymisprosessia sekä versionhallintaa. Käyttöönotto oli erittäin sujuvaa, koska kumppanimme työntekijöillä on kaikilla Office-lisenssit ja sen myötä pääsy yhteiseen Microsoft SharePoint ympäristöön.
Tarjoamamme ratkaisu auttoi erityisesti seuraavissa:
- Automatisoitu hyväksyntäprosessi: Power Automate yhdisti tarjouspyynnön ja sopimuksen sekä toimitti hyväksynnät suoraan tiedoston metatietoihin, mikä teki prosessista läpinäkyvän ja helposti seurattavan. Nyt oli helppo tarkistaa, kuka oli hyväksynyt sopimuksen ja milloin.
- Viestien automaattinen lähettäminen: Kun sopimuksen hyväksyntä vaati vahvistusta, Power Automate lähetti automaattisesti viestejä asianosaisille. Kun hyväksyntä oli vahvistettu, lähti sopimuksen laatijalle sekä sidosryhmälle omat viestinsä sekä Teamsissa että sähköpostilla. Myös sidosryhmälle toimitettiin automaattisesti sopimus allekirjoitettavaksi. Kenenkään ei tarvinnut lähetellä muille sähköposteja.
- Tehokas dokumentinhallinta: Sopimusten tila ja hyväksynnät voitiin hallita tehokkaasti tiedostokirjaston sekä tiedostojen metatietojen avulla. Tämä vähensi epäselvyyksiä ja paransi dokumenttien hallintaa.
Tulokset
Power Automaten käyttöönoton jälkeen yritys huomasi merkittäviä parannuksia sopimusten hyväksymisprosessissa:
- Ajan säästö: Automatisoitu prosessi säästi merkittävästi aikaa, joka muuten kuluisi manuaaliseen työhön.
- Virheiden väheneminen: Automaatio vähensi inhimillisten virheiden riskiä, mikä paransi sopimusten tarkkuutta ja luotettavuutta.
- Läpinäkyvyys: Metatietojen hyödyntäminen teki hyväksymisprosessista läpinäkyvän ja helposti seurattavan.
- Tehokkuus: Viestien automaattinen lähettäminen varmistaa, että kaikki tarvittavat henkilöt olivat tietoisia hyväksynnästä ja voivat toimia nopeasti.
Yhteenveto
Automatisoitu tiedonhallinta voi ratkaista sopimusten hyväksymisprosessin haasteet. Automaatio säästää aikaa, vähentää virheiden riskiä ja parantaa prosessin läpinäkyvyyttä. Hyödyntämällä asiakkaan ympäristöä ja tiedoston metatietoja, yritys voi varmistaa, että sopimusten hyväksyntä sujuu saumattomasti ja tehokkaasti.
