Kumppanimme haasteena oli materiaalin jakaminen asiakkaille. CRM-järjestelmään tallennetut tiedot jaettiin asiakkaille sähköpostilla, mikä johti usein ongelmiin, kun samasta dokumentista lähti eri versioita. Myös suuret tiedostot jäivät joskus matkalle.
Haasteet
Asiakkaallamme oli toisen toimittajan toteuttama, SharePoint-pohjainen asiakkuudenhallintaympäristö. Asiakkaamme jakoi sähköisiä asiakirjoja asiakkailleen ladaten ympäristöstä dokumentteja sähköpostin liitteiksi. Myös oma ympäristö haluttiin rajata oman henkilöstön käyttöön tietoturvasyistä.
- Tietoturva: Asiakkaan dokumentteja piti pystyä jakamaan, mutta omaan ympäristöön ei haluttu antaa pääsyä.
- Suuret tiedostot: Suuret kuvatiedostot saattoivat joskus jäädä matkanvarrelle jos niitä haluttiin jakaa suoraan linkillä.
- Hitaus: Tiedostoja jaettiin erillisen palvelun kautta, jonka käyttäminen vaati käsityötä ja siitä jouduttiin maksamaan. Lisäksi ympäristöön piti luoda omat tunnukset jokaiselle asiakkaalle.
Ratkaisu: Turvallinen ympäristö asiakkaille, vahva tunnistautuminen kuin itsestään
Halusimme varmistaa, että kumppanimme materiaali voitiin jakaa asiakkaiden käyttöön turvallisesti. Loimme kokonaan erillisen, asiakkaiden saavutettavan ympäristön. Lisäksi automatisoimme luvittamisen asiakasympäristöön automaattisesti. Heti kun asiakkuus oli luotu omaan järjestelmään, automaatti loi kyseiselle asiakkaalle oman jakoympäristön ja ilmoitti siitä asiakkaan kontaktille.
Tänne ympäristöön asiakas pystyi kirjautumaan hyödyntämällä oman orgnaisaation M365-autentikointia. Tämä mahdollisti, että asiakkaita varten ei tarvinnut erikseen luoda hallittavia tunnuksia ja salasanoja vaan hyödynnettin valmista asiakasdataa sekä ympäristön sisäänrakennettu pääsyn hallintaa.
Sen lisäksi, että asiakasympäristöjen luonti automatisoitiin, tehtiin myös niiden arkistointi sekä poisto automaattiseksi. Kun asiakkuus passivoitiin omassa ympräistössä, myös asiakasympäristön pääsy rajoitettiin automaattisesti.
Tulokset
- Kommunikaatio: Kumppanimme asiakaskommunikaatio keveni. Kun uutta materiaalia asiakkaille oli luotu, näistä voitiin viestiä asiakkaalle jakamalla tarvittaessa linkki asiakasympäristöön, sopivaan dokumenttiin.
- Suuret tiedostot: Yhtenä suurimmista haasteista oli suuret kuvatiedostot, joiden siirto saattoi olla hankalaa, koska asiakkaiden sähköpostipalvelimet eivät aina päästäneet niitä läpi. Uusi ratkaisu antoi mahdollisuuden suurten dokumenttien jakamiseksi pelkällä linkillä, ja asiakas pääsi lataamaan niitä jos halusi.
- Nopeus ja rahan säästö: Uusi ratkaisu oikaisi monta mutkaa. Uudet asiakkuudet muodostuivat automaattisesti myös asiakasympäristöön ja ei ollut enää tarvetta asiakastunnusten hallintaan. Tiedostot myös jaettiin nyt automaattisesti merkkaamalla asiakkaalle tarkoitettavat dokumentit. Päästiin eroon ulkoisesta, maksullisesta palvelusta.
Yhteenveto
Saimme kiitoksia, kun aiemmin useita tunteja kuukaudessa vievät tehtävät voitiin kokonaan unohtaa. Päänvaiva asiakkaiden tunnusten katoamisesta sekä sähköpostipalvelimista jäi unholaan. Erityiskiitokset tuli etenkin automaattisesti muodostuvista ja arkistoituvista asiakasympäristöistä. Nyt jakoympäristöt eivät enää eläneet omaa elämäänsä, vaan asiakkaan materiaali oli siellä missä asiakastiedotkin.
